Persediaan Menghadapi Mesyuarat Agung Tahunan BKPJM

Tidak lama lagi, Badan Kebajikan Pelajar-pelajar Johor di Mesir akan mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan. Agenda saban tahun BKPJM ini sangat penting bagi kita dalam menentukan hala tuju BKPJM, membincangkan masalah-masalah yang berlaku, bahkan menyuarakan idea dan pendapat yang bernas. Mesyuarat merupakan salah satu suruhan Allah SWT kepada Nabi Muhammad SAW, seperti disebut dalam Firman Allah SWT dalam Surah Ali Imran ayat 159 yang bermaksud :

dan pohonkanlah ampun bagi mereka, dan juga bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan (peperangan dan hal-hal keduniaan) itu. kemudian apabila Engkau telah berazam (Sesudah bermesyuarat, untuk membuat sesuatu) maka bertawakallah kepada Allah.

Mesyuarat merupakan satu acara yang penuh dengan etika dan tatatertib tersendiri. Bukanlah mesyuarat itu satu tempat untuk kita menyuarakan segala perkara tanpa pertimbangan, bukan juga ia tempat kita memberi ceramah. Lebih-lebih lagi apabila kita mengadakan mesyuarat yang melibatkan ahli yang ramai seperti MAT. Selalunya MAT menjadi panjang dan membosankan akibat kurang faham ahli mesyuarat tentang apa tujuan sebenar mesyuarat, dan tidak tahu etika mesyuarat. Justeru, penerangan perlu diberi dan persediaan perlu dilakukan sebelum sesuatu mesyuarat yang besar seperti MAT dijalankan.

1 - Ahli mesyuarat perlu bersedia untuk bermesyuarat. Ahli mesyuarat perlu tahu tujuan sebenar mesyuarat supaya tiada perkara yang sia-sia dibincangkan, atau menjadikan mesyuarat tempat menyampaikan tazkirah dan peringatan. Juga, pengetahuan tentang agenda mesyuarat penting supaya kita tidak membincangkan perkara yang luar dari agenda, atau menyuarakan sesuatu perkara bukan pada tempatnya. Begitu juga, elakkan mesyuarat dari menjadi tempat kita bertanyakan informasi yang boleh didapati di luar mesyuarat, seperti "Sejauh manakah keberkesanan...", "Bagaimanakah kesan...", dan lain-lain seumpamanya.

2 - Jangan mempersoalkan perkara yang sia-sia. Hadis Nabi Muhammad SAW yang bermaksud : Barangsiapa yang beriman kepada Allah dan Hari Akhirat, maka berkata yang baik atau diam. Soalan seperti perincian mengenai item - item mudah dalam akaun hanya merugikan masa ahli mesyuarat. Mana-mana soalan yang boleh difikirkan jawapan secara logik tidak perlu dipersoalkan.

3 - Tepati masa. 1 minit kita membazir dalam mesyuarat, bermakna kita membazirkan 1 minit masa yang cukup berharga bagi setiap ahli mesyuarat. Jika ada 60 orang ahli mesyuarat, bermakna kita telah merugikan masa persatuan sebanyak 1 jam ! Bahkan, 1 jam tadi tidak mungkin kita akan dapat kembali. Justeru, datanglah awal ke mesyuarat, tepati arahan pengerusi mesyuarat untuk berhenti, dan jangan bercakap yang sia-sia. Bukankah perbuatan sebegini menzalimi rakan-rakan kita yang hadir?

4 - Patuhi arahan pengerusi mesyuarat. Pengerusi mesyuarat merupakan pemimpin kita, justeru patuhilah beliau selagi mana tidak bertentangan dengan Syariat Allah SWT. Firman Allah SWT dalam Surah An-Nisa' ayat 59 yang bermaksud "Taatilah Allah dan taatilah Rasulnya dan pemimpin dari kalangan kamu".

Perancangan sesuatu acara besar dan panjang seperti Mesyuarat Agung Tahunan sesebuah persatuan memang memeningkan. Dengan pelbagai isu dan masalah timbul, ditambah pula kekangan masa yang menyesakkan, menyebabkan perjalanan sesuatu Mesyuarat Agung Tahunan dirancang dengan cukup teliti. Justeru, sebagai ahli mesyuarat yang baik, kita hendaklah mempersiapkan diri dengan sebaiknya.

Selamat bermesyuarat!